MOLOXZ / Jouw gegevens, zorgvuldig behandeld
Privacyverklaring
Hier lees je welke persoonsgegevens wij gebruiken bij een websitebezoek, contactaanvraag of zakelijke relatie, waarom dat nodig is en welke rechten je hebt.
1. Wie is verantwoordelijk?
Syntens Solutions B.V. is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die zij onder de naam MoLoxz voor haar eigen website en zakelijke contacten verwerkt. Ons adres is Jool-Hulstraat 12, 1327 HA Almere, Nederland. Ons KvK-nummer is 90372174. Voor privacyvragen of verzoeken kun je mailen naar info@moloxz.com of schrijven naar dit adres, ter attentie van Privacy MoLoxz.
Deze verklaring gaat over www.moloxz.com en onze eigen communicatie en administratie. Gebruikt jouw werkgever, school of een andere organisatie een lockersysteem van MoLoxz, dan bepaalt die organisatie doorgaans het doel van de verwerking van gebruikersgegevens. Lees daarvoor ook de privacyinformatie van die organisatie. Waar wij namens die organisatie gegevens verwerken, gelden de afspraken in een verwerkersovereenkomst.
2. Welke gegevens gebruiken we en waarom?
Naam, e-mailadres en een bericht zijn nodig om het contactformulier te gebruiken. De andere velden zijn optioneel. Zonder de noodzakelijke gegevens kunnen wij de aanvraag niet via dat formulier behandelen. Je kunt ons ook rechtstreeks mailen. We gebruiken een aanvraag niet automatisch voor nieuwsbrieven of advertentieprofielen.
- Contact en projectaanvragen: je naam, e-mailadres, eventueel je organisatie, de toepassing, het opgegeven aantal lockers en de inhoud van je bericht. We gebruiken deze informatie om te antwoorden en een project of offerte te bespreken. Deel geen medische gegevens, identiteitsdocumenten of andere gevoelige gegevens in het formulier.
- Zakelijke relaties: gegevens van contactpersonen, correspondentie, afspraken en informatie voor offertes, uitvoering, ondersteuning, facturatie en administratie, voor zover die bij onze relatie nodig zijn.
- Technisch websiteverkeer: je IP-adres en technische gegevens die bij een webverzoek worden meegestuurd, zoals tijdstip, opgevraagde pagina en browserinformatie. Deze worden gebruikt om de website te leveren en, voor zover gelogd, storingen en misbruik te onderzoeken.
- Beveiliging van het contactformulier: het verzendpunt gebruikt tijdelijk een IP-adres en een telling van aanvragen om herhaald versturen tegen te gaan. Een onzichtbaar controleveld helpt geautomatiseerde spam herkennen. Dit is geen bezoekersprofiel.
3. Op welke grondslagen verwerken we gegevens?
Voor een verzoek van jou als mogelijke contractspartij en voor de uitvoering van een overeenkomst met jou kan verwerking noodzakelijk zijn voor voorbereidende stappen of uitvoering van die overeenkomst. Ben je contactpersoon van een organisatie, dan verwerken we je zakelijke contactgegevens op basis van ons gerechtvaardigde belang om met die organisatie te communiceren en de relatie te onderhouden.
Beveiliging, technisch beheer, het behandelen van klachten en het beschermen van onze rechtspositie berusten op gerechtvaardigde belangen: een werkende en veilige website, zorgvuldige dienstverlening en het kunnen onderbouwen van afspraken. We wegen die belangen af tegen jouw privacy en beperken het gebruik tot wat daarvoor nodig is. Voor gegevens die wij wettelijk moeten bewaren, bijvoorbeeld in de fiscale administratie, geldt een wettelijke verplichting.
Als we voor een aanvullend doel toestemming vragen, kun je die toestemming op elk moment intrekken. Intrekking verandert niets aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór dat moment.
4. Met wie delen we gegevens?
Wij gebruiken Microsoft Azure voor hosting en e-mailvoorzieningen. Daardoor kunnen persoonsgegevens worden verwerkt door Microsoft en bij de betreffende diensten ingeschakelde partijen. Alleen medewerkers en dienstverleners die gegevens voor hun taak nodig hebben, behoren toegang te krijgen. Voor verwerkingen in onze opdracht zijn verwerkersafspraken nodig.
Verder kunnen gegevens worden verstrekt aan professionele adviseurs of bevoegde instanties wanneer dat noodzakelijk is voor een opdracht, een wettelijke verplichting of de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen. Wij verkopen persoonsgegevens niet.
De website gebruikt Google Analytics voor bezoekersstatistieken en haalt lettertypen op via Google Fonts. Daarbij maakt je browser verbinding met Google en worden technische verzoekgegevens meegestuurd. Voor Analytics kan Google onder meer cookie-identificatoren, bezochte pagina’s en informatie over browser en apparaat verwerken. Raadpleeg ook de privacyinformatie van Google.
5. Verwerking buiten de EER
Bij internationale clouddiensten, bezoekersstatistieken en het ophalen van externe lettertypen kan verwerking of toegang buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvinden. Voor doorgiften waarvoor wij verantwoordelijk zijn, gebruiken we alleen een geldige doorgiftegrondslag, zoals een toepasselijk adequaatheidsbesluit of door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen, aangevuld met maatregelen waar dat nodig is. Je kunt via info@moloxz.com informatie vragen over de waarborgen voor een concrete doorgifte.
6. Hoelang bewaren we gegevens?
We bewaren gegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Voor contactaanvragen is het criterium of beantwoording, inhoudelijke opvolging of het onderbouwen van gemaakte afspraken nog nodig is. Wordt een aanvraag een opdracht, dan worden de relevante gegevens onderdeel van de klantadministratie. Correspondentie die niet meer nodig is, moet worden verwijderd of geanonimiseerd.
Voor klant- en contractgegevens hangen de termijnen af van de looptijd, noodzakelijke ondersteuning, eventuele geschillen en toepasselijke verjarings- of bewaarplichten. Fiscale basisgegevens bewaren we in beginsel zeven jaar voor zover de fiscale bewaarplicht daarop van toepassing is. Een langere of kortere wettelijke termijn gaat voor.
Technische logs worden alleen bewaard voor zover en zolang dit nodig is voor operationeel beheer en beveiliging. Bij een concreet incident kunnen relevante gegevens langer nodig zijn voor onderzoek of een rechtsvordering. Back-ups kunnen verwijderde gegevens nog bevatten totdat zij volgens de toepasselijke back-upcyclus worden overschreven; zij mogen niet voor andere doeleinden worden teruggezet. Voor informatie over de termijn die op jouw gegevens van toepassing is, kun je contact opnemen.
8. Beveiliging en geautomatiseerde besluiten
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, afgestemd op de aard van de gegevens en de risico’s. Denk aan toegangsbeperking, versleutelde verbindingen waar van toepassing en maatregelen tegen misbruik van het contactformulier. Geen enkele technische omgeving is volledig risicovrij. Meld vermoedelijk misbruik of een datalek via info@moloxz.com en stuur geen wachtwoorden mee.
Wij nemen op basis van websiteaanvragen geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten die juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen voor je hebben. De technische spamcontrole is bedoeld om misbruik te beperken. Kun je daardoor niet versturen, dan kun je rechtstreeks mailen voor behandeling door een medewerker.
9. Jouw privacyrechten
Je kunt vragen om inzage in je persoonsgegevens, correctie, verwijdering of beperking van het gebruik. In de gevallen waarin de AVG dat bepaalt, kun je gegevensoverdracht vragen of bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang. Voor direct marketing kun je altijd bezwaar maken. Deze rechten zijn niet in iedere situatie onbeperkt; wettelijke bewaarplichten of rechten van anderen kunnen bijvoorbeeld een rol spelen.
Stuur je verzoek naar info@moloxz.com. Om te voorkomen dat gegevens bij een verkeerde persoon terechtkomen, kunnen we proportionele aanvullende informatie vragen. Stuur niet uit jezelf een kopie van je identiteitsbewijs. We reageren in beginsel binnen één maand. Is een wettelijke verlenging nodig vanwege de complexiteit of het aantal verzoeken, dan informeren we je binnen die eerste maand over de reden en termijn.
Gaat je verzoek over gebruik van een locker bij je werkgever, school of een andere organisatie, neem dan eerst contact op met die organisatie als verwerkingsverantwoordelijke. We ondersteunen haar waar dat volgens onze afspraken nodig is.
10. Vragen, klachten en wijzigingen
Heb je vragen of zorgen, neem dan contact op via info@moloxz.com. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of de bevoegde privacytoezichthouder in het land waar je woont, werkt of waar de vermeende inbreuk plaatsvond. Je hoeft niet eerst bij ons te klagen.
Bij wijzigingen in onze verwerking passen we deze verklaring aan. De versiedatum bovenaan laat zien wanneer de tekst voor het laatst is bijgewerkt. Bij een wezenlijke wijziging informeren we je aanvullend wanneer de wet dat vereist.
Meer informatie: Autoriteit Persoonsgegevens · Privacyinformatie Google · Google Analytics opt-out
Een vraag over deze verklaring?
Mail naar info@moloxz.com. We helpen je graag verder.
Lees ook onze algemene voorwaarden